1. Definir el objetivo
- ¿Para qué se realiza el evento? (lanzamiento, networking, capacitación, promoción, congreso temático, etc.)
- ¿Qué tipo de asistentes esperas? (público general, especialistas, autoridades, clientes, etc.)
2. Diseñar el concepto del evento
- Nombre atractivo y claro
- Temática central (ej. innovación, sostenibilidad, tecnología, salud, etc.)
- Formato: presencial, online o híbrido
- Duración: horas o días
- Tipo de actividades: charlas, paneles, talleres, stands, actividades interactivas
3. Planificación general
- Fecha tentativa
- Lugar o plataforma virtual
- Presupuesto preliminar
- Cronograma de tareas y responsables
- Patrocinadores y alianzas estratégicas
4. Presupuesto
- Arriendo de espacios
- Sonido e iluminación
- Escenario y montaje
- Transporte y alojamiento (si aplica)
- Coffee break y catering
- Invitados especiales o expositores
- Diseño gráfico y material de promoción
- Personal de apoyo (hostess, seguridad, técnicos)
- Plataforma virtual (si es online)
5. Convocatoria y difusión
- Crear una página web o landing del evento
- Enviar invitaciones personalizadas o mailing masivo
- Uso de redes sociales (contenido orgánico y publicidad pagada)
- Contacto con medios de prensa
- Formulario de inscripción y confirmación
6. Contenido y programación
- Confirmar expositores y/o panelistas
- Definir bloques temáticos y horarios
- Preparar material audiovisual
- Coordinar logística con cada expositor
7. Gestión operativa
- Verificar permisos y seguros
- Montaje del lugar y pruebas técnicas
- Check-in y acreditación de asistentes
- Señalética y ambientación
- Transmisión en vivo (si aplica)
- Plan de contingencia
8. Evaluación y seguimiento
- Encuesta de satisfacción
- Análisis de resultados (asistencia, impacto, prensa, retorno)
- Entrega de certificados o agradecimientos
- Informe final y lecciones aprendidas
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