¿Cómo postular a eventos internacionales con apoyo del Convention Bureau?
Postular un destino como sede de un evento internacional —como un congreso, convención o feria— es un proceso estratégico que requiere coordinación, respaldo institucional y una propuesta sólida. En este proceso, el Convention Bureau es un aliado clave que brinda asesoría, coordinación y respaldo técnico.
Pasos para postular con apoyo del Convention Bureau
1. Identificar la oportunidad
- Detectar el evento internacional que busca nueva sede (generalmente por rotación geográfica).
- Establecer si hay una asociación local o profesional que pueda actuar como anfitrión nacional (capítulo local, universidad, sociedad científica, etc.).
2. Contactar al Convention Bureau
- Presentar la intención de postulación.
- Solicitar apoyo formal: logística, económico, técnico y promocional.
- El Bureau evaluará la viabilidad y activará su red de aliados.
3. Elaborar el bid o propuesta formal de candidatura
- El Bureau colabora en la redacción del dossier de postulación, que debe incluir:
- Capacidades del destino (acceso, infraestructura, seguridad)
- Propuesta de fechas y lugares
- Carta de apoyo del municipio y del Bureau
- Respaldo de actores locales (hoteles, universidades, asociaciones)
- Actividades complementarias (tours, cultura, sostenibilidad)
- Propuesta financiera y de incentivos
4. Realizar visitas técnicas y lobby estratégico
- Si el comité organizador lo solicita, el Convention Bureau gestiona y financia en parte visitas de inspección al destino.
- También ayuda al equipo postulante a hacer lobby ante votantes, a través de ferias MICE o contacto directo.
5. Presentación formal en la asamblea del evento
- El Convention Bureau prepara materiales (videos, presentaciones, souvenirs) para la exposición en congresos o reuniones donde se vota la sede.
6. En caso de adjudicación, activar el comité organizador local
- El Bureau coordina con el anfitrión nacional y autoridades para la planificación del evento.
- Brinda seguimiento, apoyo logístico y promoción del congreso confirmado.
¿Qué aporta el Convention Bureau en este proceso?
- Asesoría técnica y estratégica desde el inicio.
- Conexión con actores públicos y privados del destino.
- Apoyo en diseño del dossier de postulación (bid book).
- Coordinación de visitas técnicas o inspecciones.
- Gestión de incentivos y recursos locales.
- Posicionamiento del destino en redes internacionales MICE.
El éxito de una postulación depende tanto de la fuerza técnica del evento como del respaldo local. El Convention Bureau aumenta significativamente las probabilidades de adjudicación al aportar legitimidad, experiencia y coordinación territorial.